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(目的)

第一条
この規定は日本ヒロク株式会社(以下「会社」という)の役員、従業員及び、求職者、求職者であった者、労働者派遣事業を行なうにあたり派遣労働者になろうとする者、派遣労働者または派遣労働者であった者及び代理人(以下「従業員等」という)、求人事業主、雇用事業主、雇用事業主であった者、家事代行サービス、在宅配食、不動産仲介等における顧客になろうとする者、顧客、または顧客であった者(以下「顧客等」という)の個人情報の適正管理に関する事項を定めることを目的とするものである。
この規程以外の事項は関係法及び法令に定めるところによるものとする。

(定義)

第二条
この規程において、次の各項に掲げる用語の意義は、当該各項に定めるところによる。
1)個人情報 従業員等及び顧客等に関する情報であって、氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの(その情報のみでは識別できないが、他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別できるものを含む。)
2)個人秘密 個人情報のうち、一般に知られていない事実であって(非公知性)、他人に知られないことにつき本人が相当の利益を有すると客観的に認められる事実(要保護性)をいう。

(適用範囲)

第三条
この規定は、会社の従業員等に適用する。

(取扱責任者)

第四条
会社は個人情報を取り扱う事業所内の職員を次のとおり選任し、この選任者以外による個人情報関連の閲覧を禁止する。
1)有料職業紹介事業関係情報
職業紹介責任者講習を受講した者(倉科博文)に限定する。
2)人材派遣業関係情報
派遣元責任者講習を受講した者(倉科淳子)及び派遣元責任者の職務代行者(倉科博文)に限定する。
3)前項以外の関係情報
前項に定める者以外に、各事業部責任者に限定する。

(取扱責任者の教育・指導)

第五条
個人情報を取扱う事業所内の選任者に対する教育・指導は次のとおりとし、個人情報の保護に関する知識・情報を得るよう努めることとする。
1)職業紹介責任者は、少なくとも5年に一回は職業紹介責任者講習を受講することとする。
2)派遣元責任者は、少なくとも3年に一回は派遣元責任者講習を受講することとする。
3)職業紹介責任者および派遣元責任者は、個人情報を取扱う前第四条に記載する職員に対して、個人情報の取扱いに関する教育・指導を少なくとも1年に一回は実施することとする。
4)第四条3)に指定した個人情報取扱責任者は、年間1回程度の社外講習を受講することとする。

(情報収集の方法)

第六条
会社は、個人情報を収集する際には、本人から直接収集し、または本人の同意のもとで本人以外の者から収集する等、適法かつ公正な手続によらなければならない。

(保管・使用)

第七条
個人情報の保管・使用段階における「業務目的の達成に必要な範囲」とは、収集目的の範囲に限られる。ただし、他の保管・使用の目的を示して本人の同意を得た場合、または他の法律に定めのある場合はこの限りではないこととする。

(個人情報の適正管理の内容)

第八条
会社は個人情報に関し、次に掲げる措置を講ずるとともに、従業員等からの求めに応じ、当該措置の内容を説明することとする。
1)個人情報を、目的に応じ必要な範囲において正確かつ最新のものに保つための措置
2)個人情報の紛失、破壊及び改ざんを防止する措置
3)正当な権限を有しない者による個人情報へのアクセスを防止するための措置
4)収集目的に照らして保管する必要がなくなった個人情報を破棄または削除するための措置
5)4)の場合においては本人からの破棄や削除の要望があった場合も含むこととする。

(個人情報開示請求に対する対応)

第九条
第四条に定める個人情報を取扱う選任者は、従業員、派遣労働者、求職者等もしくは顧客等から本人の個人情報についての開示請求があった場合は、その請求に基づき本人が有する資格や職業経験等客観的事実に基づく情報について、遅滞なく開示を行なうこととする。
更に、これに基づく訂正(削除を含む。以下同じ)の請求があった場合は、当該請求の内容が客観的事実に合致するときは、遅滞なく訂正を行なうこととする。
また、個人情報の開示または訂正に係る取扱いについて、第四条に定める個人情報を取扱う事業所内の選任者は、従業員等への周知に努めることとする。

(苦情処理対応)

第十条
従業員等の個人情報に関して、当該情報に係る本人からの苦情の申し出があった場合については、第四条に定める個人情報を取扱う事業所内の選任者は、誠意を持って適切な処理を行なうこととする。
なお、個人情報に係る苦情処理担当責任者について、有料職業紹介業関係は職業紹介責任者(倉科博文)、人材派遣業関係は派遣元責任者(倉科淳子)とし、その他は総務部長(倉科博文)とする。

(不利益な取扱いの防止)

第十一条
会社は、従業員等からの個人情報の開示または訂正の求めをしたことを理由に、当該本人に対して不利益な取扱いを行なわない。

(個人秘密の漏洩禁止)

第十二条
従業員等の会社関係者は、業務上知りえた会社関係者の秘密に該当する事項及び個人情報、顧客等に関する全ての個人情報を、正当な理由なく他人に知らせたり、洩らしたりしてはならない。会社関係者でなくなった後においても同様とする。

(個人情報の破棄・削除)

第十三条
会社は保管する必要がなくなった個人情報は速やかに破棄・削除をすることとする。
ただし、保管期間は関係法規が要求する法的保管義務期間を遵守する。
この管理は第四条3)項に定める選任者が行なう。

(免責事項)

第十四条
会社は天災、事変、事故、その他の事態等により正常な運営ができなかった場合、それにより生じた当該者及び関係者への不利益に対しての責任を負わない。
また、通信回線・機器の障害、郵便・宅配業者に起因する事情で発生した損害、不利益については責任を負わない。

(個人情報管理窓口)

第十五条
会社は個人情報管理窓口を取締役におくこととする。
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